Warum es Sinn macht, einen Weddingplaner zu engagieren

Interview mit Planerin Viola Dreyer

Der Beruf des Hochzeitsplaners, der für viele Weddingplaner übrigens eher Berufung als Beruf ist, ist längst keine belächelte und exotische Tätigkeit mehr. Gott sei Dank! Denn viele Brautpaare vertrauen zwischenzeitlich auf die Fähigketen und das breitgefächerte Know-How dieses Hochzeitsprofis und möchten ihn an ihrer Seite nicht mehr missen. Denn ein Weddingplaner kann euch bei der Planung und Organisation des eigenen, individuellen Hochzeitsfestes viel Gutes tun: angefangen bei der aufwendigen Locationsuche, der Entwicklung eures ganz persönlichen Hochzeitskonzeptes, dem Finden der passenden Dienstleister und natürlich am großen Tag, wenn ihr sicher gehen möchtet, dass alles nach Plan läuft.

Wir haben mit Viola Dreyer gesprochen, die als Hochzeitsplanerin der "Agentur Traumhochzeit" in den Regionen Stuttgart, Böblingen, Reutlingen, Ludwigsburg, Pforzheim und Calw Heiratswilligen zur Seite steht. Wir haben sie u.a. gefragt, wann es für Brautpaare Sinn macht, einen Weddingplaner zu engagieren.

Liebe Viola, Du bist Hochzeitsplanerin der "Agentur Traumhochzeit", einer Franchise Agentur. Ergeben sich daraus Besonderheiten oder eventuell auch Vorteile für Deine Brautpaare?

Es hat ganz klar den Vorteil, dass wir keine "Einzelkämpfer" sind. Wenn man sich überlegt: Es kommt der "große Tag" und mich erwischt die Erkältungswelle und ich liege genau an diesem Tag mit 40 Grad Fieber im Bett. Da hat ein Planer, der alleine ist, keine Chance, den Hochzeitstag seines Brautpaares zu begleiten. Wir aber von der Agentur Traumhochzeit sind die größte Hochzeitsplaner-Agentur Europas und alleine in Deutschland habe ich mehr als 30 Kolleginnen und Kollegen. Da ist immer jemand da, der für mich einspringen kann und die Hochzeit genau so gut umsetzt wie ich.

Wann macht es für Brautpaare Sinn, einen Weddingplaner zu engagieren?

Wenn die eigentlich schönste Zeit im Leben in Stress ausartet und einem durch die Angebotsvielfalt von Lokationen, Caterern, Floristen etc. buchstäblich die Luft genommen wird, dann komme ich als Hochzeitsplanerin und bringe Licht in das Wirrwarr.

Hochzeitsplanung - Welche Leistungen stehen dahinter?

In einer Bedarfsanalyse möchte ich zunächst ganz genau die Wünsche des Paares erfahren, um dann ein individuelles Angebot zu erstellen. Wir planen nicht nur die komplette Hochzeit, sondern auch gerne Teilbereiche, wie die Lokationsuche, das Papeteriekonzept, die Dienstleistersuche... Man kann unsere Unterstützung aber auch nur für den Hochzeitstag buchen - als Zeremonienmeister, der das Hochzeitsfest im Hintergrund betreut.

Eine Hochzeit ist ja schon sehr teuer. Was kostet dann auch noch ein Weddingplaner?

Das Honorar für meine Hochzeitsplanung orientiert sich am Umfang meiner Leistung und am Budget des Brautpaares. Für die komplette Rundum-Sorglos-Planung beispielsweise berechne ich 18 Prozent des Hochzeitsbudgets. Bei unserer "Wünsch dir was"-Planung wiederum erstellen wir ein Angebot, das sich konkret an den noch zu leistenden Planungsaspekten des Paares orientiert.

Wie gehen Hochzeitsplaner vor?

Zunächst einmal findet ein unverbindliches Erstgespräch in unserem Büro statt. Hierbei lernen wir das Paar, die Vorstellungen des Paares und seine Wünsche und Träume kennen und machen uns ein Bild, wie wir das Brautpaar unterstützen können. Dabei entwickeln sich dann auch schon erste Ideen im Kopf. In diesem Gespräch legen wir den Termin der Hochzeit fest und fragen die wichtigsten Informationen ab, so dass wir direkt mit der Hochzeitsplanung starten können.
Als erstes erstellen wir einen Budgetplan und machen parallel Vorschläge für in Frage kommende Hochzeitslocations. Wenn diese gewählt wurde, können wir auch direkt mit dem Versand der Save-the-Date-Karte an alle Gäste beginnen, so dass sich jeder den Termin schon einmal vormerken kann. Im Laufe der Hochzeitsplanung treffen wir das Brautpaar in der Regel drei Mal und führen detaillierte Planungsgespräche. Wenn gewünscht, gehen wir mit auf Besichtigungstour der Locations oder begleiten das Probeessen oder sind bei der Anprobe des Brautkleides dabei. Gegen Ende der Hochzeitsplanung erstellen wir einen detaillierten Tagesplan und schicken diesen an alle Dienstleister. So weiß jeder, wann und wo sein Einsatz stattfindet.

Wann spätestens sollte mit der Hochzeitsplanung begonnen werden, damit die Planungs- und Organisationsphase möglichst entspannt abläuft?

Grundsätzlich gilt: Je früher, desto besser. Nicht, weil wir so langsam in der Planung sind, sondern hauptsächlich deshalb, weil es ganz wichtig ist, schnellstmöglich die perfekte Location für das Brautpaar zu reservieren. Viele Locations sind heute schon anderthalb Jahre im Voraus ausgebucht. Außerdem ist es ideal, wenn wir von vornherein ein stimmiges Gesamtkonzept für das Brautpaar entwickeln können, an dem sich dann z.B. die Einladungskarten und sämtliche weiteren Planungsschritte orientieren.

Gibt es manche Punkte bei der Organisation, bei denen die Braut und Bräutigam häufiger nicht einer Meinung sind - also wo Du öfter vermitteln musst und Kompromisse gefragt sind?

Nein, eigentlich nicht, da die Paare immer im guten Kontakt miteinander stehen und ich sie auch immer beide mit einbeziehe. Hauptansprechpartner während der Planungszeit ist aber meistens die Braut.

Was ist für Dich die größte Herausforderung bei der Organisation einer Hochzeitsfeier?

Die Eventualität, dass etwas schief geht, auszuschließen. Wie z.B.: Der DJ sagt ab, die Blumen sind welk und es wurde das falsche Essen geliefert.
Um größere Pannen auf der Hochzeit zu vermeiden, rufe ich bis spätestens eine Woche vor der Hochzeit noch einmal alle gebuchten Dienstleister für die letzte Abstimmung an. Professionelle DJs und DJ-Agenturen sollten immer in der Lage sein, im Falle eines Ausfalls Ersatz zu schicken. Was das Essen betrifft: Die Paare sollten im Voraus einen Termin zum Probeessen vereinbaren, so dass noch einmal genau abgestimmt werden kann, was das Brautpaar wünscht.
Eines jedoch zeigt mir die Erfahrung: Keine Hochzeit ist genau so perfekt wie man es plant hat. Kleine Pannen und Missgeschicke können auf jeder Hochzeit passieren, aber in den wenigsten Fällen werden die Gäste davon etwas mitbekommen. Wenn das Brautpaar uns als Zeremonienmeister für den Tag der Hochzeit bucht, dann kann das Paar ganz entspannt den Tag genießen, während wir im Hintergrund die Fäden spannen. Meistens kann man sehr gut improvisieren.

Was macht Stuttgart und den Raum Böblingen, Calw, Pforzheim, Esslingen, den Rems-Murr-Kreis und Ludwigsburg als Heiratsregionen interessant?

Stuttgart und Umgebung wie Böblingen und Ludwigsburg, aber auch Esslingen sowie der Rems-Murr-Kreis haben sowohl landschaftlich als auch kulinarisch einiges zu bieten. Für jeden Geschmack ist hier etwas dabei. Es ist so vielfältig wie die Paare selbst.
Für die Paare aus der Stadt gibt es idyllische innerstädtische Hochzeitslocations oder Restaurants, die sehr modern und hipp sind, dennoch sehr stilvoll. Und auch im Stuttgarter Umland gibt es z.B. für die Naturliebhaber oder Weinkenner tolle Möglichkeiten, seine Hochzeit in einem einzigartigen Ambiente zu verbringen. Es gibt in Stuttgart viele urige Weingüter, sanierte Scheunen, Mühlen, hergerichtete Schlösser oder auch Burgen. Wem das nicht reicht, der hat es von hier z.B. auch nicht weit nach Mallorca, auch da sind wir tätig und können euch tatkräftig bei der Hochzeitsplanung unterstützen.

Hast Du abschließend noch einen guten Tipp, den Du unseren Brautpaaren in puncto "Hochzeitsplanung" gern mit auf den Weg geben möchtest?

Nehmt euch auf jeden Fall einen Weddingplaner zur Seite! Denn wir kennen die Branche, die besten Hochzeitsprofis und haben geheime Tipps für euch. Und ein wirklich überzeugender Vorteil für euch ist: Ihr spart enorm viel Zeit!


Wir danken Hochzeitsplanerin Viola Dreyer herzlich für das sehr nette und ausführliche Interview! Weitere Informationen zu ihrem Angebot und ihre kompletten Kontaktdaten findet ihr HIER in eurem Hochzeitsportal.


Fotonachweise:
1. Foto von oben: Iris Ulmer Leibfitz - Fotografie Augenwerk
2. Foto von oben: Studioline, Stuttgart
Styled Shoot Mallorca: Yessica Baur Fotografie